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CTI Client Hilfe:
Outlook
Auf dieser Seite

PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit Outlook®

Auf dieser Seite ist kurz zusammengefasst, welche Einstellungen vorzunehmen sind, damit die Anwendung optimal mit Outlook zusammenarbeitet.


Probleme mit neuer Outlook-Version

Mit der "Neuen Outlook" Version wird in Verbindung mit dem CTI Client leider vieles nicht funktionieren:

  • Es gibt keine COM Integration mehr. Die Folgen sind:
    • Das Outlook-Addin wird nicht funktionieren.
    • Die Einbindung der Outlook-Kontakte im CTI Client wird nicht funktionieren.
  • Das neue Outlook ist eine in "Programmform gegossene Webanwendung". Die Folgen sind:
    • TAPI wird nicht mehr unterstützt.
    • Die Wahl per Markieren+Hotkey sollte weiterhin funktionieren.
  • Weitere Punkte:
    • Es gibt keine lokalen PST-Dateien mehr.
    • Ihre Mail-Accounts (Nutzername und Passwort) werden an Microsoft übertragen. Dies gilt wohl zumindest für neu eingerichtete IMAP-Konten. Die Microsoft-Cloud holt dann Ihre Mails von Ihrem Mail-Provider ab und speichert diese in der Microsoft-Cloud.
  • Falls Sie versehentlich auf die neue Outlook-Version umgeschaltet haben:
  • Fazit:
    • Wenn Sie den gewohnten Komfort vom CTI Client in Verbindung mit Outlook weiterhin genießen wollen, dann können wir leider von der neuen Outlook-Version nur abraten.

Verknüpfung der Outlook-Kontakte

Die Verknüpfung der Outlook-Kontakte erfolgt über:
  1. [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien...]
  2. Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [Outlook].
  3. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern.
  4. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie den zu verknüpfenden Kontakte-Ordner aus.
  5. Im Dialog "Cache" sollten Sie die Voreinstellungen beibehalten und mit [Fertigstellen] die Dialogführung abschließen.
  6. => Die Outlook-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.
  7. Hinweis: Es wird nur der ausgewählte Outlook-Kontakte-Ordner eingelesen, aber keine Unterordner. Wenn Sie mehrere Kontakte-Ordner oder Unterordner im CTI Client einbinden wollen, dann wäre jeder Ordner einzeln zu verknüpfen.

Beim Zugriff auf die Outlook-Kontakte erscheint ggf. folgender Dialog, wenn auf Ihrem Rechner kein aktuelles Antivirenprogramm aktiv ist (z.B. die Microsoft Security Essentials).

Tipp: Unter [Optionen > Outlook] können Sie diese Zugriffsbestätigung dauerhaft unterdrückten.

Änderung der gebundenen Spalten/Felder:
  • In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft.
  • Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)].
  • Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen. 
  • Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...

Hinweis: Damit nutzerdefinierte Spalten von Outlook im PhoneSuite CTI Client sichtbar werden, sind diese vorher in Outlook als Feld sichtbar zu machen über: [Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen... > Felder...]

Datenmaske individuell anpassen:
  • Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften Outlook-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenü.
  • Über den Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen. Weitere Hinweise...
Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation):

Wenn in Outlook Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt:

  • manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen.
     
  • manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird.
     
  • Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.

Tipp: Kontakt direkt in Outlook öffnen:
Ein Klick auf den Button links von öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.

Outlook Add-In (Plug-In)

Beispiel: Anzeige des Outlook Add-In als Symbolleiste in Outlook 2007 oder als Ribbon in neueren Outlook-Versionen.

Das Outlook Add-In stellt in Outlook einen Button "Speed Actions CTI" mit diesen Funktionen bereit:
  • EMail-bezogene Aktionen:
    • Anzeige der Rufnummern zu einer EMail, falls die EMail-Adresse im PhoneSuite CTI Client gefunden wurde. Voraussetzung ist, dass die Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client verknüpft sind.
    • Wählen der gefundenen Rufnummern.
    • Anzeige des Kontakt-Formulars in Outlook oder im CTI Client.
  • Kontakt-bezogene Aktionen:
    • Anzeige und Wahl der Rufnummern des Kontakts.
  • Journal-bezogene Aktionen:
    • Anzeige und Wahl der Rufnummer des Journal-Eintrags.
    • Öffnen eines eventuell zugeordneten Outlook-Kontakts.

Hinweise:

  • Das Outlook Add-In wird nur von der Professional-Version unterstützt.
  • Der Button "Speed Actions CTI" sollte rechts auf dem Start-Ribbon zu finden sein.
  • Das zusätzliche Ribbon "CTI Client" enthält zwei weitere "Speed Actions CTI" Buttons, die Sie bei Bedarf auf andere Ribbons verschieben können.

AddIn-Konfiguration in Outlook:

  • Menü > Ansicht > Symbolleisten > Anpassen
  • Outlook 2003: Menü > Extras > Optionen > Weitere > Erweiterte Optionen > COM-Add-Ins
  • Outlook 2007: Menü > Extras > Vertrauensstellungscenter > Add-Ins
  • Siehe auch: [Optionen > Outlook]

Anrufe in Outlook protokollieren

  • Outlook selbst reagiert generell nicht auf eingehende Anrufe. Dazu ist immer eine Zusatzsoftware wie der CTI Client erforderlich.
  • Per Option können Sie festlegen, dass Anrufe zusätzlich im Outlook-Journal protokolliert werden.
    (Menü > Optionen > Outlook > Outlook Journal)
  • Hinweis: Die Protokollierung im Outlook-Journal wird nur von der Professional-Version unterstützt.

Wählen aus Outlook heraus

Für die Wahl von Rufnummern gibt es vier Varianten:

  • Wählen per Outlook-Add-In
  • Wahl per Hotkey
  • Wahl per mittlerer Maustaste (am Beispiel von Outlook)
  • Die vierte Variante geht über den Wähl-Button von Outlook bzw. über das  Kontextmenü eines Kontaktes und [Kontakt anrufen...]:
    • Unter [Wähloptionen...] ist einmalig festzulegen über welche Leitung verbunden werden soll. Wählen Sie hier den "CTI Client TAPI-Connector" aus.
      • Wenn der "CTI Client TAPI-Connector" nicht zur Auswahl steht, dann müssten Sie nochmal das CTI Client Setup ausführen und im Schritt "Komponenten" den "CTI Client TAPI-Connector" auswählen. Die sonstigen Einstellungen bleiben beim Setup/Update erhalten.
    • Achtung: In den Outlook-Wählparametern darf bei Standort keine Amtsholung eingetragen sein. Falls Ihre Telefonanlage eine Amtsholung benötigt, ist diese im CTI Client zu konfigurieren unter [Optionen > PhoneDialog [TAPI-Gerät] > Wähleinstellungen > Telefonanlage].
    • Die Outlook eigene TAPI-Wählhilfe ist sensibel hinsichtlich der Rufnummernformate.
      zulässige Formate für Inlandsnummern ungültige Formate für
      Inlandsnummern
      567890 (Ortsnummer)
      0234567890
      0234 56 78 90
      (0)234 567890
      (0234) 567890
      0049234567890
      +49 (234) 567890
      +49 (0)234567890      		 +49 234567890
      +49 234 567890

      Outlook wählt dann nur "234567890". Zur Problembehebung können Sie im CTI Client unter [Optionen > PhoneDialog (TAPI-Gerät) > Wähleinstellungen > Wählen > Erweiterte Einstellungen] den Haken setzen bei "fehlende Nationalkennziffer bei langen Rufnummern ergänzen".
      zulässige Formate für Auslandsnummern ungültige Formate für
      Auslandsnummern
      +91 (234) 567890
      +91 234567890
      +91 234 567890
      +91 (0)234 567890
      0091234567890      		 Es sind keine problematischen Formate bekannt.
       

Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in Outlook öffnen

Kommende Rufe werden über den PhoneDialog angezeigt.

  • Ein Klick auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client.
     
  • Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen: [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften]
     
  • Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. (Screenshot mit Beispiel für einen Outlook-Kontakt)
  • Outlook selbst reagiert generell nicht auf eingehende Anrufe. Dazu ist immer eine Zusatzsoftware wie der CTI Client erforderlich.
 

Zentrales Outlook-Telefonbuch

Ein zentrales/gemeinsames Telefonbuch können Sie mit Outlook/Exchange wie folgt realisieren:

Die Einbindung im CTI Client erfolgt über:

  • [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien... > Outlook]

Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client

Die Anwendung bietet die Möglichkeit, die Kontakt-Notizen von Outlook im CTI Client anzuzeigen und zu editieren. Diese Einstellung aktivieren Sie im CTI Client Telefonbuch über:
[Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften > Notizfeld]

Die Anzeige und Bearbeitung der Notizen erfolgt im CTI Client Notiz-Fenster.

Wenn Sie einen öffentlichen Exchange-Ordner in mehreren CTI Client Instanzen eingebunden haben, werden die kontaktbezogenen Notizen somit auch zwischen den CTI Client Instanzen synchronisiert.

Freigegebene Outlook-Kontakte eines anderen Nutzers einbinden

Freigegebene Outlook-Kontakte anderer Nutzer sind leider nicht über das Outlook-OLE-API sichtbar und können somit nicht im CTI Client eingebunden werden.

Ein Workaround wäre, die Outlook-Kontakte-Cache-Datei "content.csv" des anderen CTI Clients übers Netzwerk als Textdatei einzubinden (nur lesend). Die "content.csv" Datei liegt normalerweise unter: [CTI Client Hauptmenü > Datei > Arbeitsverzeichnis > Öffnen > "folders\Outlook-Kontakte\content.csv"].

FAQ

FAQ-1: In Outlook sind die TAPI-Wähleinstellungen nicht sichtbar. Es kann kein TAPI-Treiber ausgewählt werden.

Dies kann z.B. in Verbindung mit Teams, Skype oder "Office Communicator" auftreten.

Lösung: In der Registry ist unterhalb von "Outlook" ein Key "Call Integration" mit dem DWORD-Parameter "TAPIOVERRIDE=1" zu erstellen:
KEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Call Integration\TAPIOVERRIDE=1

Details siehe: https://support.microsoft.com/kb/959625/

Anschließend ist Outlook und Skype zu schließen und Outlook neu zu starten.

Für Outlook 2013 ist eventuell auch noch der Registry-Schlüssel "DefaultIMApp" auf "Disabled" zu setzen. Siehe:
https://mediaps.de/outlook-tapi-problem/

FAQ-2: In Outlook werden ständig neue Testdatensätze erstellt.

Lösung: Der Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client ist zu entfernen und neu einzubinden.

FAQ-3: "Server ist ausgelastet"-Dialog bei Zugriff auf Outlook.

Lösung: Wahrscheinlich ist der CTI Client mit anderen Rechten gestartet als Outlook. Zum Beispiel läuft der CTI Client mit Admin-Rechten und Outlook mit Nutzer-Rechten.
Der Dialog "Server ist ausgelastet" kommt von der Windows-OLE-Umgebung und kann leider erst nach 30 Sekunden geschlossen werden.

FAQ-4: Fehler 0x80029C4A oder 0x8002801D bei Zugriff auf Outlook.

Wahrscheinlich sind in der Registry noch Einträge einer anderen Outlook-Version enthalten.

Lösung1: Öffnen Sie mit dem Registry-Editor folgenden Pfad:
- "HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{00062FFF-0000-0000-C000-000000000046}"
- Wenn hier zwei Key-Einträge zu sehen sind (z.B. "9.5" und "9.6"), dann löschen Sie den  falschen Eintrag oder benennen diesen um. Das Umbenennen sollte mit dem Präfix "xxx-" erfolgen, damit der Eintrag in der Suchreihenfolge ans Ende wandert. Zum Beispiel in "xxx-9.5".
- Wenn nur ein Key enthalten ist, aber mit zwei Sub-Keys "\0\win32" und "\0\win64", dann löschen Sie den falschen Sub-Key oder benennen diesen um. Das Umbenennen sollte mit dem Präfix "xxx-" erfolgen, damit der Eintrag in der Suchreihenfolge ans Ende wandert. Zum Beispiel in "xxx-win32".
- Starten Sie anschließend Outlook und den CTI Client neu.

Lösung2: Teilweise hat auch eine "Schnell-Reparatur" von Office/Outlook geholfen. (Sofern der Registry-Eintrag von Lösung1 korrekt war.)

Lösung3: Öffnen Sie mit dem Registry-Editor folgenden Pfad:
- "HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{2DF8D04C-5BFA-101B-BDE5-00AA0044DE52}"
- Überprüfen Sie, ob der Pfad zur "MSO.DLL" korrekt gesetzt ist.
- Problembeispiel bei einem Kunde mit Office 365: Im Sub-RegKey "\2.8\0\win32" war ein alter Pfad zu "C:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Office16\MSO.DLL" eingetragen. Der korrekte Pfad musste lauten: "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\VFS\ProgramFilesCommonX86\Microsoft Shared\Office16\MSO.DLL".

FAQ-5: Fehler 0x80040155 oder 0x8002802B bei Zugriff auf Outlook.

Die Fehlercodes deuteten darauf hin, dass die Outlook OLE Schnittstelle nicht sauber im Windows System registriert ist.

Lösung1: Outlook über die Systemsteuerung reparieren:
- Schließen Sie Outlook.
- Öffnen Sie die Systemsteuerung und navigieren Sie hier unter dem Punkt "Programme" zu "Programme und Features".
- Hier können Sie Programme nicht nur deinstallieren, sondern auch reparieren. Markieren Sie dazu das Microsoft-Programm Outlook und klicken Sie auf "Deinstallieren/Ändern". Der Eintrag kann auch "Microsoft 365 Apps for Business" oder "Microsoft Office" heißen.
- Wählen Sie im nächsten Schritt "Ändern" und dann die Onlinereparatur.

Lösung2: Teilweise hat auch eine Installation von Outlook 32-Bit geholfen.

Lösung3: Folgende Anleitung hat bei einem Kunde geholfen:
https://www.scheduleit.com/faq/10922/...

- Eventuell liefert auch eine Google-Suche nach "Outlook 0x80040155" weitere Hinweise.

FAQ-6: Fehler 0x80070003 bei Zugriff auf Outlook.

Wahrscheinlich sind in der Registry noch Einträge einer vorinstallierten Outlook Desktop App enthalten.

Lösung: Folgen Sie bitte den Hinweisen auf dieser Seite: "Outlook stürzt beim Klicken auf die Schaltfläche [Signatur] ab".

FAQ-7: Im CTI Client werden einzelne Kontakt-Parameter nicht oder in einem anderen Feld angezeigt.

Zum Beispiel wurden Kontakte aus einem öffentlichen Ordner ohne EMail-Adressen angezeigt.

Lösung: Unter [Optionen > Outlook > Outlook-Verbindung] setzen Sie bitte den Haken bei "MAPI Schnittstelle nicht verwenden". Gleichzeitig sollte auf diesem Dialog auch die "Outlook-Zugriffsbestätigung" abgeschaltet werden.

Outlook® ist ein registriertes Warenzeichen der Microsoft Corporation.